Offerter och fakturor med InvoiceShelf

Vad du får ut av det här

Ett program där offerter och fakturor numreras, räknas och sparas av sig själva. Du skriver in dina vanligaste jobb och varor en gång. Sedan bygger du offerten av färdiga rader, och när kunden har sagt ja gör du om den till en faktura med ett klick. Du ser direkt vilka fakturor som är obetalda.

InvoiceShelf är gratis och har öppen källkod under licensen AGPL-3.0. Det kan också skicka samma faktura varje vecka, månad eller år av sig självt, men det tar vi i slutet.

En sak först. InvoiceShelf är inget bokföringsprogram. Fakturorna ska fortfarande in i bokföringen; läs /guider/bokforing om du inte har ordning på den delen.

Det här behöver du

• Den stabila versionen 2.x. Version 3 finns som förhandsversion (alpha) och ska enligt dokumentationen inte användas med riktiga uppgifter.
• PHP 8.4 med de vanliga tilläggen, bland annat BCMath, GD, Intl, Mbstring, ZIP och SQLite3. Fråga ditt webbhotell om du är osäker.
• SSH-åtkomst, alltså möjlighet att skriva kommandon på servern. Ett av installationsstegen kräver det.
• En egen domän eller subdomän, till exempel faktura.dittforetag.se. Programmet fungerar inte i en undermapp som dittforetag.se/faktura.
• Ditt organisationsnummer, momsregistreringsnummer om du har ett, bankgiro eller kontonummer och företagets adress.
• Uppgifterna för att skicka mejl från din vanliga e-post (SMTP): server, port, användare och lösenord.

Har du en egen server med Docker är det enklaste vägen enligt dokumentationen. Se /guider/installera-docker och /guider/installera-docker-compose.

Installera på webbhotell

1. Ladda ner senaste versionen 2.x från InvoiceShelfs sida på GitHub.
2. För över zip-filen till webbhotellet och packa upp den. Du får en mapp som heter InvoiceShelf.
3. Peka subdomänen mot mappen public inne i InvoiceShelf-mappen, inte mot InvoiceShelf-mappen själv. Det görs i kontrollpanelen där du skapar subdomänen.
4. Ge mapparna storage och bootstrap/cache skrivrättighet (775).
5. Logga in med SSH, gå till InvoiceShelf-mappen och kör cp .env.example .env och sedan php artisan key:generate. Det sista kommandot skapar programmets hemliga nyckel; utan det startar ingenting.
6. Öppna subdomänen i webbläsaren och följ installationsguiden. Som standard används en SQLite-databas, som är en fil i mappen och inte kräver någon databasserver. Vill du hellre ha MySQL väljer du det här.

Ställ in företaget

Börja med Inställningar och Företagsinformation: namn, adress, organisationsnummer. Lägg sedan in momsen under Momssatser. Normalsatsen är 25 procent; vissa varor och tjänster har 12 eller 6 procent, och Skatteverket listar vilka. Tar ditt företag inte ut moms lägger du inte in någon momssats alls.

Mejlen ställer du in så att fakturorna går ut från din vanliga e-post, via SMTP. Uppgifterna får du från din e-postleverantör. Skicka en provfaktura till dig själv och se om den hamnar i inkorgen eller i skräpposten.

Gör färdiga rader

Gå till Artiklar och lägg in det du säljer oftast: namn, pris och gärna en enhet som timme eller styck. En elektriker kanske har ”Arbete, timme”, ”Framkörning” och ”Uttag, nytt”. En frisör har sina behandlingar.

Tio rader räcker för att börja. Du kan alltid skriva en rad för hand i en offert; artiklarna är till för det du gör om och om igen.

Offert som blir faktura

1. Gå till Offert och skapa en ny. Välj kund, datum och hur länge offerten gäller.
2. Lägg till rader från dina artiklar. Vill du erbjuda ett tillval, till exempel bättre material, lägg det som en egen rad med eget pris och skriv i anteckningen att kunden väljer.
3. Skicka offerten direkt från programmet, eller ladda ner den som PDF.
4. När kunden har sagt ja: öppna offerten och välj Konvertera till faktura. Offerten markeras då som godkänd, och fakturan får nästa nummer i serien.
5. Kontrollera fakturan och skicka den.

När pengarna kommer in registrerar du betalningen under Betalningar och kopplar den till fakturan. Då ser du hela tiden vad varje kund är skyldig.

Vad fakturan måste innehålla

Skatteverket räknar upp vad en fullständig faktura ska innehålla. Bland annat datum, ett unikt löpnummer, ditt momsregistreringsnummer, båda parters namn och adress, vad som har sålts och när, pris utan moms, momssats och momsbelopp. Programmet sköter numret och beräkningen. Resten måste du ha fyllt i under Företagsinformation och på kunden.

Är beloppet högst 4 000 kronor inklusive moms får du ge ut en förenklad faktura med färre uppgifter. Läs Skatteverkets sida om du säljer mycket i småbelopp.

Spara och säkerhetskopiera

Under Inställningar och Säkerhetskopiera kan du göra en kopia av databasen och filerna och ladda ner den. Gör det regelbundet och lägg kopian utanför webbhotellet. Fakturorna ska sparas i minst sju år enligt bokföringslagen, så en kopia du aldrig har provat att läsa är inte mycket värd.

Ta också ut varje faktura som PDF till bokföringen. Det tar en minut, och då har bokföringen samma faktura som kunden fick.

Samma faktura varje månad

Har du kunder som betalar samma belopp varje månad finns Återkommande fakturor. Du väljer hur ofta (vecka, månad, år eller ett eget schema) och hur många gånger. Det kräver ett schemalagt jobb (cron) som kör php artisan schedule:run varje minut; webbhotell brukar ha en ruta för det i kontrollpanelen. Vill du dessutom ta betalt med kort direkt från fakturan och få automatiska påminnelser om obetalt, titta på guiden om återkommande fakturor i Invoice Ninja: /guider/aterkommande-fakturor-i-invoice-ninja.

Vanliga problem

Vit sida eller fel 500. Kontrollera först PHP-versionen och sedan att steg 5 blev gjort, alltså att filen .env finns och har en nyckel.

Fakturor skickas inte. SMTP-uppgifterna stämmer inte, eller avsändaradressen tillhör en annan domän än den du skickar från. Se /guider/mejl-som-kommer-fram.

Kontrollera innan du sätter igång

Gå igenom Skatteverkets lista över vad en faktura ska innehålla och jämför med din första provfaktura. Har du inget företag än: läs på verksamt.se vad som gäller innan du skickar din första faktura.

Källor

1. InvoiceShelf, källkod, licens AGPL-3.0 och funktioner https://github.com/InvoiceShelf/InvoiceShelf (läst 2026-10-03)
2. InvoiceShelf, version 2.4.6 och förhandsversionerna 3.0.0-alpha https://github.com/InvoiceShelf/InvoiceShelf/releases (läst 2026-10-03)
3. InvoiceShelf 2.4.6, krav PHP 8.4 i composer.json https://github.com/InvoiceShelf/InvoiceShelf/blob/2.4.6/composer.json (läst 2026-10-03)
4. InvoiceShelf, installation och varning om version 3 https://docs.invoiceshelf.com/installation.html (läst 2026-10-03)
5. InvoiceShelf, manuell installation https://docs.invoiceshelf.com/install/manual.html (läst 2026-10-03)
6. InvoiceShelf, offerter och konvertering till faktura https://docs.invoiceshelf.com/guide/estimates.html (läst 2026-10-03)
7. InvoiceShelf, artiklar https://docs.invoiceshelf.com/guide/items.html (läst 2026-10-03)
8. InvoiceShelf, återkommande fakturor och cron https://docs.invoiceshelf.com/guide/recurring-invoices.html (läst 2026-10-03)
9. InvoiceShelf, säkerhetskopior https://docs.invoiceshelf.com/guide/backups.html (läst 2026-10-03)
10. InvoiceShelf, mejl https://docs.invoiceshelf.com/guide/mail.html (läst 2026-10-03)
11. InvoiceShelf, betalningar https://docs.invoiceshelf.com/guide/payments.html (läst 2026-10-03)
12. Skatteverket, momslagens regler om fakturering https://www.skatteverket.se/foretag/moms/saljavarorochtjanster/momslagensregleromfakturering.4.58d555751259e4d66168000403.html (läst 2026-10-03)
13. Skatteverket, momssatser och undantag från moms https://www.skatteverket.se/foretag/moms/saljavarorochtjanster/momssatspavarorochtjanster.4.58d555751259e4d66168000409.html (läst 2026-10-03)
14. Skatteverket, bokföring: arkivera i minst 7 år https://www.skatteverket.se/foretag/drivaforetag/bokforingochbokslut/bokforingvadkraverlagen.4.18e1b10334ebe8bc80005195.html (läst 2026-10-03)