Integritetspolicy

Här står vilka uppgifter om dig vi sparar, varför, vem som ser dem och när de raderas. Första delen gäller alla som har kontakt med oss: kunder, besökare och den som hör av sig. Andra delen gäller vår portal för UF-företag på arcgruppen.se/my. Portalen är vår egen. Den är inte Ung Företagsamhets UF-portal.

Den som ansvarar för uppgifterna (personuppgiftsansvarig) är ARC Gruppen AB, org.nr 559268-4723.

Del 1: kunder, besökare och alla som kontaktar oss

Vad vi sparar

Det du själv ger oss när du mejlar, ringer, fyller i kontaktformuläret eller beställer något:

• Namn och kontaktuppgifter, företag och titel.
• Fakturerings- och betalningsuppgifter.
• Mejl, samtal och anteckningar som hör till ett uppdrag.
• Teknisk information när du besöker webbplatsen: IP-adress, webbläsare och vilka sidor du tittat på.

Vi ber aldrig om känsliga uppgifter, till exempel om hälsa, religion eller politiska åsikter.

Varför, och med vilken rätt

• Avtal. Vi behöver uppgifterna för att göra uppdraget och hålla kontakten med dig under tiden (artikel 6.1 b i GDPR).
• Lag. Bokföringslagen kräver att vi sparar fakturor och betalningar (artikel 6.1 c).
• Berättigat intresse. Vi sparar korrespondens så att vi kan hjälpa dig bättre nästa gång, och vi tittar på besöksstatistik för att förstå hur webbplatsen används (artikel 6.1 f).
• Samtycke. Nyhetsbrev, intresseanmälan till kurser och statistikkakor bara om du sagt ja (artikel 6.1 a). Du kan ta tillbaka ditt ja när du vill.

Hur länge

• Uppgifter som hör till ett uppdrag: under uppdraget och 24 månader efter.
• Fakturor och betalningar: sju år, enligt bokföringslagen.
• Nyhetsbrev: tills du avregistrerar dig.
• Intresseanmälan till kurser: tills kursen är annonserad, och högst 24 månader.
• Frågor till Flash-rådgivning: 90 dagar efter att frågan är besvarad och avslutad, om den inte lett till ett uppdrag eller till rådgivning.

Sedan raderar vi uppgifterna. Hur länge något raderat kan finnas kvar i en säkerhetskopia står under ”Säkerhetskopior” längre ner. Det gäller alla våra system.

Vem som får se uppgifterna

Vi säljer aldrig dina uppgifter och delar dem inte med någon för marknadsföring.

Några leverantörer hanterar uppgifter åt oss, och bara enligt våra instruktioner (personuppgiftsbiträden):

• Google står för vår e-post, kalender och videomöten (Google Meet).
• En extern lagringstjänst förvarar våra säkerhetskopior, krypterade.
• Vår redovisningsbyrå ser fakturor och betalningar.

Myndigheter får uppgifter när lag, domstol eller myndighetsbeslut kräver det.

Var uppgifterna finns

Webbplatsen, portalen och databasen körs på vår egen server i Sverige. Google kan behandla uppgifter utanför EU. Då gäller EU:s ramverk för dataöverföring till USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) eller EU:s standardavtalsklausuler.

Flash-rådgivning

På arcgruppen.se/flash-radgivning kan vem som helst ställa en fråga till en rådgivare utan att ha ett konto.

Vad vi sparar: frågan, din e-postadress och det du själv väljer att fylla i: namn, företagets namn och skola. Kommer du från en av våra wizarder sparas också resultatet du skickade med, så som det såg ut när du skickade det. Svaret och de mejl som följer sparas tillsammans med frågan.

Varför: för att kunna svara dig. Rättslig grund är berättigat intresse (artikel 6.1 f): du har bett om ett svar. Vi använder inte uppgifterna till marknadsföring och skickar inga nyhetsbrev för att du frågat.

Vem ser det: våra rådgivare. Svaret skickas från info@arcgruppen.se via Googles e-posttjänst. Allt annat ligger på vår server i Sverige.

Hur länge: 90 dagar efter att frågan är besvarad och avslutad raderar vi frågan, svaret, mejlen och eventuella bifogade filer. Samtidigt raderar vi din kontakt hos oss, om du inte är kund eller har kontakt med oss av något annat skäl.

När vi sparar längre: om frågan leder vidare, till exempel till ett uppdrag eller till rådgivning för ert UF-företag, gäller i stället reglerna för det. För ett uppdrag står de under ”Hur länge” ovan, för UF-företag i Del 2. Vi flyttar bara frågan dit när du själv valt att gå vidare.

Wizarderna och kursintresse

Wizarderna: när du svarar på frågorna i en av våra wizarder, till exempel ”Vad kan du göra digitalt?”, finns svaren bara i din egen webbläsare. De skickas till servern enbart för att räkna fram resultatet och sparas inte där. Vi räknar hur många som gör en wizard, hur många som når resultatet, vilka steg, svar och förslag som visas och vad som klickas på i resultatet. Det är ett tal per dag, utan något om vem du är.

Säg till när det finns en kurs: kryssar du i att vi får mejla dig när en kurs finns sparar vi din e-postadress, vilka ämnen du kryssade i och vilken text du sa ja till. Inget annat. Rättslig grund är samtycke (artikel 6.1 a). Varje mejl från oss har en länk där du avregistrerar dig, och du kan när som helst be oss ta bort dig. När kursen är annonserad tar vi bort dig från listan, och senast efter 24 månader raderar vi uppgifterna. Adressen ligger på vår server i Sverige; mejlet skickas via Googles e-posttjänst.

Kakor (cookies)

• Nödvändiga kakor håller dig inloggad och kommer ihåg språket (session_id, frontend_lang). Utan dem fungerar inte sidan.
• Statistik med Google Analytics laddas först när du sagt ja i kakrutan. Säger du nej laddas den inte alls.

Typsnitten ligger på vår egen server. Inget hämtas från Google när en sida laddas, om du inte sagt ja till statistik.

Mer om kakorna står i kakpolicyn.

Del 2: portalen för UF-företag

I portalen på arcgruppen.se/my jobbar ett UF-företag tillsammans och når sin rådgivare hos oss. Där finns elever, de flesta under 18 år. Där finns också deras lärare, externa kontakter som rådgivaren kopplat till företaget, och rådgivaren själv.

Det viktigaste först:

• Om en elev sparar vi namn, skolmejl och roll i företaget, kontot och det eleven själv skriver i portalen. Telefonnummer, adress och andra kontaktuppgifter går inte att spara: systemet stoppar varje försök.
• 30 dagar efter att ert UF-år är slut raderar vi elevernas uppgifter. Vi arkiverar dem inte och gömmer dem inte. Vi raderar dem.
• Feedbacken till rådgivaren är anonym, också för rådgivaren.
• Vi säljer inga uppgifter och visar ingen reklam.

Vad vi sparar om elever

Om dig: förnamn, efternamn, skolmejl och roll i företaget.

Ditt konto: inloggningen (din e-post), lösenordet (som inte sparas i klartext), hur du vill få aviseringar och de telefoner du kopplat för pling.

Dina inloggningar: när du loggar in, och från vilken webbläsare, IP-adress och ungefärlig ort. I portalen ser rådgivaren bara när du senast var inne, så att ingen i företaget hamnar utanför utan att det märks.

Det ni skriver och laddar upp: trådar och svar, uppgifter och kommentarer i Projekt, filer, inlämningar med alla versioner, länkar, kalenderhändelser, Veckans koll, beslut, bokade möten med er anteckning och din egen att-göra-lista.

Enkäter. Det finns två slags enkäter:

• Feedback till rådgivaren är anonym. Vem som har svarat och vad som svarades sparas i två tabeller som inte går att koppla ihop. Svaret sparas utan namn, e-post och tidpunkt. Rådgivaren ser svaren först när enkäten är stängd och minst tre har svarat, och då i blandad ordning. Är ert företag för litet räknas era svar ihop med andra företags.
• Självskattningen gör du i början och slutet av året. Den är inte anonym: rådgivaren ser dina svar, så att ni kan se vad ni lärt er.

Företagsprofilen (logotyp, slogan, vad ni gör, webbplats och sociala medier) hör till företaget, inte till någon elev. Den blir publik först när rådgivaren läst och publicerat den.

Vad vi sparar om lärare och externa kontakter

Lärare: namn, e-post, konto och inloggningar. Det är eleverna som bjuder in sin lärare.

Externa kontakter: namn, företag, roll, telefon, mobil, e-post och en kort text som rådgivaren skriver om dig. Rådgivaren frågar dig innan ditt kort läggs upp, och väljer om eleverna ser telefon, mobil och e-post. Med nivån ”Bara kontaktkort” får du inget konto; med ”Kontaktkort och inloggning” får du ett.

Varför vi får spara det

• Portalen och rådgivningen: berättigat intresse (artikel 6.1 f). Företaget har bett om rådgivning, och portalen är hur vi ger den. Eftersom de flesta elever är under 18 sparar vi så lite som möjligt och raderar det när året är slut.
• Pling i telefonen: samtycke. Du slår på det själv och stänger av det när du vill.
• Externa kontakter: samtycke. Du har sagt ja till att eleverna ser ditt kort.
• Företaget på vår referenslista: samtycke från företaget, se ”Det här finns kvar” nedan.

Det ni skriver används bara till rådgivningen.

Vem ser vad

Projekt, kalender, filer, inlämningar och Veckans koll ser företagets elever, rådgivaren, lärarna och externa kontakter med inloggning.

Ingen annan på webbplatsen ser något av det här. Den som sköter tekniken hos oss kan i teorin nå databasen, men öppnar den bara för att laga fel. Anonyma enkätsvar är låsta även då, tills enkäten släpps.

Var det finns

Allt ligger på vår server i Sverige, med två undantag:

• Möten. När ni bokar ett möte hamnar det i rådgivarens Google Kalender, med namn och e-post för den som bokade och de som är med, och Google skapar länken till Google Meet.
• E-post. Mejl från portalen skickas från info@arcgruppen.se via Googles e-posttjänst.

Pling i telefonen går via telefonens egen tjänst för notiser (Apple, Google eller Mozilla, beroende på telefon och webbläsare).

Hur länge, och hur vi raderar

Varje UF-företag har ett slutdatum för UF-året i portalen. En gång per dygn kontrollerar portalen vilka företag som passerat sitt slutdatum med mer än 30 dagar, och raderar då automatiskt:

• Elevernas kontakter och konton, med lösenord, aviseringsval, kopplade telefoner, inloggningsloggar och märken.
• Allt eleverna skrivit, var som helst i portalen, med bifogade filer. Även inbjudningarna och mejl som bara gått till en elevs adress.
• Trådarna, hela, med rubrik, fråga och svar. Även det ni skickat med knappen ”Skriv till rådgivaren”.
• Filer, inlämningar med alla versioner, länkar och taggar.
• Uppgifterna i Projekt, företagets egna kalenderhändelser, Veckans koll, de personliga att-göra-listorna och självskattningarna.
• Bokningarna med era anteckningar och bokningsmejlen. Mötena finns kvar i rådgivarens kalender, utan er anteckning och utan elever som deltagare, också i Google Kalender.

Raderas betyder raderas. Posterna tas bort ur databasen. De arkiveras inte, och ingen kan ta fram dem igen i portalen. Filerna tas bort från servern när systemet städar sitt fillager, normalt samma dygn.

Det här finns kvar

Företaget, som referens. Företagets namn, logotyp, beskrivning, webbplats, sociala medier och UF-år sparas och märks som avslutat. Det är uppgifter om företaget, inte om någon person. Adress, telefon och e-post tas bort, eftersom de ofta är en elevs egna.

Företaget visas på vår lista över UF-företag (/uf-foretag/foretagen) bara om ni sagt ja. Det gör kontaktpersonen under Företaget i portalen, eller så meddelar ni rådgivaren. Ett ja går att ta tillbaka när som helst, också efter att året är slut: hör av er så tar vi bort företaget från listan.

Annat som finns kvar, utan några elevuppgifter:

• Anonyma feedbacksvar, som inte går att koppla till någon.
• En rad som säger hur många saker som raderades, utan namn.

Går ett konto inte att radera av tekniska skäl, byts namnet till ”Borttagen elev”, e-posten tas bort, kontot stängs och allt det skrivit raderas.

Lärare och externa kontakter

En lärare eller extern kontakt kan följa flera företag. Så länge ett av dem är aktivt rör vi inget.

Lärare. När det sista företaget du följer avslutas får du ett mejl: ”Vill du behålla ditt konto?”. Svarar du ja finns kontot kvar till nästa UF-företag, så att du slipper registrera dig igen. Svarar du inte inom 30 dagar raderar vi ditt konto och dina uppgifter.

Externa kontakter. Du blir kvar som kontakt hos oss, som vilken affärskontakt som helst. Kopplingen till UF-företagen, inloggningen till portalen och det du skrivit i deras trådar tas bort. Vill du att vi raderar dig helt, hör av dig.

Vill du att något raderas tidigare? Hör av dig, så gör vi det. Filer som någon i företaget raderar försvinner direkt och går inte att få tillbaka. Kontaktpersonen kan ta bort en lärare under Team.

Säkerhetskopior

Vi tar säkerhetskopior av databasen och filerna för att kunna återställa allt efter ett haveri. Kopiorna sparas på två ställen: på vår egen server i 30 dagar, och krypterade hos en extern lagringstjänst i upp till 13 månader (en per dag i en vecka, en per vecka i en månad och en per månad i ett år).

Det du raderat kan alltså finnas kvar i en krypterad kopia så länge. Kopiorna öppnas bara för att återställa efter ett haveri. Skulle vi behöva göra det körs årsrensningen automatiskt igen, och det vi raderat på begäran raderar vi igen.

Inför en uppdatering av systemet tar vi dessutom en extra kopia, som raderas inom sju dagar.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

• Få veta vilka uppgifter vi har om dig, och få en kopia.
• Rätta det som är fel. Roll och e-post ändrar du själv under Din profil i portalen.
• Få uppgifter raderade, om vi inte måste spara dem enligt lag.
• Begränsa eller invända mot det vi gör med stöd av berättigat intresse.
• Få med dig dina uppgifter i ett format som går att läsa av en dator.
• Ta tillbaka ett samtycke när du vill.

Är du under 18 kan du göra allt det här själv. Din vårdnadshavare kan också höra av sig.

Mejla info@arcgruppen.se eller ring 013-328 9485. Vi svarar inom en månad.

Tycker du att vi hanterar dina uppgifter fel kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se.

Ändringar

När vi ändrar något väsentligt i den här policyn skriver vi det här och ändrar datumet överst.

Kontakt

Har du frågor om dina uppgifter? Kontakta oss.

ARC Gruppen AB, org.nr 559268-4723 Söderleden 22, 587 31 Linköping 013-328 9485, info@arcgruppen.se