Kundregister med EspoCRM

Vad du får ut av det här

Ett ställe där alla kunder finns, med namn, hur man når dem och vad ni har gjort tillsammans. Ligger kunderna i telefonen i dag försvinner de med telefonen. Här ligger de i en databas som du styr över och kan ta ut som fil när du vill.

EspoCRM är gratis att använda och har öppen källkod under licensen AGPLv3. Själva programmet kostar inget; det finns tillägg som kostar pengar, men du behöver inga av dem för att komma igång.

Ett kundregister gör inte jobbet åt dig. Det hjälper bara om du faktiskt skriver in vad som händer, så börja smått.

Det här behöver du

• Ett webbhotell med PHP 8.3, 8.4 eller 8.5 och en databas: MySQL 8.0 eller senare, MariaDB 10.3 eller senare, eller PostgreSQL 15. Äldre PHP fungerar inte med den nuvarande versionen 10.
• En subdomän, till exempel kunder.dittforetag.se, och ett certifikat för https. De flesta webbhotell ordnar certifikatet med ett klick.
• Möjlighet att lägga in ett schemalagt jobb (cron) i kontrollpanelen. Utan det skickas inga påminnelser och mejl hämtas inte.
• En lista med de kunder du träffar oftast, gärna i ett kalkylark.

EspoCRM:s egen dokumentation rekommenderar en egen server för stora installationer, men skriver också att programmet går bra på ett webbhotell. För ett litet företag räcker webbhotellet.

Installera

1. Ladda ner senaste versionen från espocrm.com. Den heter 10.0.9 när det här skrivs.
2. Skapa en ny databas och en databasanvändare i kontrollpanelen. Användaren behöver full behörighet till databasen, eftersom installationen skapar tabellerna.
3. Packa upp filen och för över innehållet till den mapp som subdomänen pekar på. FTP eller filhanteraren i kontrollpanelen räcker.
4. Öppna adressen i webbläsaren. Installationsguiden kontrollerar PHP och behörigheter. Klagar den på behörigheter ska kataloger ha 755, filer 644 och mappen data 775. Webbhotellets support kan hjälpa till om du inte hittar var det ställs in.
5. Fyll i databasens uppgifter, ett administratörskonto, tidszon, datumformat och valuta. Välj svenska som språk. Mejlinställningarna kan du hoppa över nu och ta senare.
6. På sista sidan visar guiden raden för det schemalagda jobbet. Kopiera den och lägg in den som cron-jobb i kontrollpanelen, så att den körs varje minut.

Det sista steget glöms ofta. Programmet fungerar utan det i början, och sedan undrar man varför påminnelserna aldrig kommer.

Bestäm vad du ska spara

Innan du lägger in en enda kund: bestäm vilka uppgifter du behöver för att ge service. Namn, telefon, e-post, adress om du åker hem till kunden, och vad kunden har köpt. Det räcker för de flesta.

Varför så snålt? För att du enligt dataskyddsreglerna bara får samla in och spara det du behöver för ändamålet, och bara så länge du behöver det. Det står hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Fält som ingen använder blir dessutom tomma, och ett register med halvtomma kort slutar man lita på.

Skriv aldrig in larmkoder, var nyckeln ligger eller uppgifter om kundens hälsa i registret. Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter och har egna, strängare regler; de hör inte hemma i ett kundregister som flera kan logga in i.

Flytta in kunderna

Börja med de 20 eller 30 du träffar oftast. Inte alla på en gång.

1. Spara listan som en CSV-fil i teckenkodningen UTF-8. I de flesta kalkylprogram finns det som ett eget val när du sparar. Ha en rubrikrad överst: Förnamn, Efternamn, E-post, Telefon och så vidare.
2. Gå till Administration och sedan Importera. Välj Kontakter, ladda upp filen och välj att bara skapa nya poster.
3. Para ihop varje kolumn i filen med rätt fält. Kolumner du inte parar ihop hoppas över.
4. Kör importen och titta på resultatet. Blev det fel finns en knapp för att ångra importen; den tar bort de poster som skapades.

Företagskunder läggs som Konton, med kontaktpersonerna kopplade till kontot. Privatkunder räcker som Kontakter.

Prova att få ut dem igen

Det här är steget som skiljer ett register du äger från ett du bara hyr. Gör det nu, innan du har lagt in allt.

Gå till Kontakter, filtrera fram dem du vill ha med, välj Välj alla resultat och sedan Exportera under Åtgärd. Välj fält och format: CSV eller XLSX. Öppna filen och kontrollera att svenska tecken och telefonnummer ser rätt ut.

Fungerar det vet du att du kan flytta till ett annat system en dag. Fungerar det inte vill du veta det nu.

Radera den som inte längre är kund

EspoCRM kan visa och radera personuppgifter för en enskild kontakt. Öppna kontakten och välj Visa personlig data i menyn bredvid redigeringsknappen; där kan du radera de fält som räknas som personuppgifter. Gör det till en vana en gång per år för kunder som inte har hört av sig på länge.

Ett undantag: fakturor och annat underlag för bokföringen ska sparas i minst sju år enligt bokföringslagen. Det gäller underlaget, inte kundkortet i registret.

Vanliga problem

Åäö blir konstiga tecken efter importen. Filen var inte sparad som UTF-8. Spara om den och gör om importen efter att du har ångrat den första.

Påminnelser kommer aldrig. Det schemalagda jobbet saknas eller pekar på fel sökväg. Under Administration finns Schemalagda jobb, där du ser om jobben har körts.

Kontrollera innan du sätter igång

Spara bara det du behöver för att ge service och radera kunder du inte längre har kontakt med. Inga hälsouppgifter, larmkoder eller nyckelgömmor i registret. Behöver du ett system där kunder, offerter, fakturor och lager hänger ihop, titta på /guider/installera-odoo i stället.

Källor

1. EspoCRM, nedladdning, version 10.0.9 och licens AGPLv3 https://www.espocrm.com/download/ (läst 2026-10-03)
2. EspoCRM, serverkrav och rekommendation om webbhotell https://docs.espocrm.com/administration/server-configuration/ (läst 2026-10-03)
3. EspoCRM, installation https://docs.espocrm.com/administration/installation/ (läst 2026-10-03)
4. EspoCRM, import https://docs.espocrm.com/administration/import/ (läst 2026-10-03)
5. EspoCRM, export till CSV och XLSX https://docs.espocrm.com/user-guide/export/ (läst 2026-10-03)
6. EspoCRM, personuppgifter (visa och radera) https://docs.espocrm.com/user-guide/data-privacy/ (läst 2026-10-03)
7. EspoCRM, svensk översättning (Importera, Exportera, Kontakter, Konton, Schemalagda jobb) https://github.com/espocrm/espocrm/tree/master/application/Espo/Resources/i18n/sv_SE (läst 2026-10-03)
8. IMY, grundläggande principer enligt GDPR https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/grundlaggande-principer/ (läst 2026-10-03)
9. IMY, När får ni behandla känsliga personuppgifter? https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/introduktion-till-gdpr/personuppgifter/kansliga-personuppgifter/nar-far-ni-behandla-kansliga-personuppgifter/ (läst 2026-10-03)
10. Skatteverket, bokföring: arkivera räkenskapsinformation i minst 7 år https://www.skatteverket.se/foretag/drivaforetag/bokforingochbokslut/bokforingvadkraverlagen.4.18e1b10334ebe8bc80005195.html (läst 2026-10-03)