Återkommande fakturor i Invoice Ninja

Vad du får ut av det här

Du gör fakturan en gång. Sedan skapar programmet en ny faktura varje månad, kvartal eller år, skickar den till kunden och håller reda på vad som är betalt. Kommer pengarna inte in kan programmet skicka påminnelser åt dig.

Det passar avtal: service två gånger om året, ett antal timmar i månaden, ett medlemskap, en årlig kontroll. Själva avtalet måste du fortfarande skriva. Programmet sköter fakturan; affären står i avtalet.

Invoice Ninja kostar inget att installera på egen server. Licensen heter Elastic License 2.0. Den låter dig använda programmet gratis i ditt eget företag, men förbjuder att du erbjuder det som en driftad tjänst till andra. Vill du ta bort Invoice Ninjas namn från det kunden ser kostar det 40 dollar om året; det behövs inte för att programmet ska fungera.

Det här behöver du

• Ett webbhotell med PHP 8.2 eller senare och MySQL 5.7 eller MariaDB 10.3 eller senare. PHP-funktionerna proc_open och exec måste vara påslagna; annars stannar installationen. Fråga webbhotellet innan du börjar.
• Möjlighet att lägga in schemalagda jobb (cron) i kontrollpanelen. Utan det skapas inga återkommande fakturor alls.
• En egen domän eller subdomän, till exempel faktura.dittforetag.se, med https. En undermapp fungerar inte.
• Ditt avtal med kunden: vad som ingår, hur ofta, pris och hur det sägs upp.

Installera

Har kontrollpanelen Softaculous är det den kortaste vägen. Sök efter Invoice Ninja där, följ installationen och lägg sedan in det cron-jobb som Softaculous föreslår.

Utan Softaculous gör du så här:

1. Skapa en databas och en användare med full behörighet.
2. Ladda ner senaste invoiceninja.tar från projektets sida på GitHub, för över den och packa upp den.
3. Döp om .env.example till .env.
4. Peka subdomänen mot mappen public inne i Invoice Ninja-mappen.
5. Öppna din adress med /setup på slutet och fyll i guiden.
6. Lägg in cron-jobbet som kör schemaläggaren varje minut. Raden står i dokumentationen; du behöver bara byta sökvägen till din egen.

Saknar webbhotellet en tjänst som kör bakgrundsjobb kan ett andra cron-jobb var femte minut göra samma sak. Mejlen går då ut med några minuters fördröjning, vilket sällan spelar roll för en faktura.

Ställ in företaget först

Fyll i företagets namn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Lägg in momssatsen. Skatteverket listar vad en fullständig faktura ska innehålla: bland annat ett unikt löpnummer, datum, båda parters namn och adress, vad som har sålts, momssats och momsbelopp. Gör en vanlig provfaktura och jämför med listan innan du sätter upp något som går av sig självt. Ett fel i en återkommande faktura upprepas varje månad.

Lägg det du säljer under Products, med namn och pris. Då kan du höja priset på ett ställe senare.

Skapa den återkommande fakturan

1. Välj ny återkommande faktura (New Recurring Invoice). Den fylls i som en vanlig faktura: kund, rader, moms och villkor.
2. Välj Frequency, alltså hur ofta: varje vecka, månad, var tredje månad, varje år och så vidare.
3. Välj Start Date, dagen då första fakturan går ut. Vill du att den alltid kommer den första i månaden, sätt startdatum till en första.
4. Välj Remaining Cycles: ett bestämt antal för ett avtal på viss tid, eller Endless för ett avtal som gäller tills det sägs upp.
5. Ställ in Due Date, alltså hur många dagar kunden har på sig att betala varje faktura.
6. Tryck Save och sedan Start. Sparar du bara blir den ett utkast, och ingenting skickas.

Fliken Schedule visar när de kommande fakturorna går ut. Titta där innan du stänger. Står det fel datum är det startdatumet du ska ändra, inte de enskilda fakturorna.

Ett knep: skriv :MONTH och :YEAR i radtexten, så byts de mot rätt månad och år på varje ny faktura. ”Service :MONTH :YEAR” blir då till exempel service i mars nästa gång.

Påminnelser och kortbetalning

Under inställningarna för mallar och påminnelser (Templates & Reminders) kan du slå på tre påminnelser för obetalda fakturor, och en fjärde som upprepas tills kunden betalar. Du bestämmer hur många dagar före eller efter förfallodagen varje påminnelse går ut. Där finns också rutor för förseningsavgift; lämna dem tomma om du inte vet att avgiften får tas ut enligt ditt avtal. Börja med en enda, vänlig påminnelse några dagar efter förfallodagen.

Vill du att kunden ska kunna betala med kort direkt från fakturan kopplar du en betalväxel under betalinställningarna. Stripe är det dokumentationen själv föreslår som start, och PayPal finns också. Betalväxeln tar en avgift per betalning. Med Auto Bill kan kortet dras automatiskt varje gång en ny faktura skapas, om kunden har sparat ett kort.

Höja priset

Höjer du priset en gång om året finns två vägar. Update Prices hämtar det aktuella priset från dina produkter. Increase Prices höjer alla rader med en procentsats du väljer. Fakturor som redan har gått ut påverkas inte, bara de kommande.

Säg till kunden innan. Avtalet ska säga hur och när priset får ändras; programmet vet inget om det.

Vanliga problem

Inga fakturor skapas. Cron-jobbet saknas eller har fel sökväg, eller så tryckte du Save men aldrig Start. Kontrollera status: ett utkast skickas aldrig.

Mejlen kommer inte fram. Ställ in utgående mejl via din vanliga e-posttjänst och läs /guider/mejl-som-kommer-fram.

Installationen stannar på en kontroll. proc_open eller exec är avstängda hos webbhotellet. Be dem slå på dem, eller byt till en egen server.

Kontrollera innan du sätter igång

Skriv avtalet först: vad som ingår, hur ofta, hur snabbt du svarar, pris, hur priset får ändras och hur avtalet sägs upp. Kontrollera din första faktura mot Skatteverkets lista. Fakturorna ska sedan sparas i minst sju år enligt bokföringslagen, så säkerhetskopiera databasen.

Källor

1. Invoice Ninja, källkod och information om självdrift och white label https://github.com/invoiceninja/invoiceninja (läst 2026-10-03)
2. Invoice Ninja, licens Elastic License 2.0 https://github.com/invoiceninja/invoiceninja/blob/v5-stable/LICENSE (läst 2026-10-03)
3. Invoice Ninja, krav på PHP i composer.json (8.2 till 8.5) https://github.com/invoiceninja/invoiceninja/blob/v5-stable/composer.json (läst 2026-10-03)
4. Invoice Ninja, installation för egen drift, webbhotell, Softaculous och cron https://invoiceninja.github.io/en/self-host-installation/ (läst 2026-10-03, källtexten i https://github.com/invoiceninja/invoiceninja.github.io/blob/v5-rework/docs/self-host/self-host-installation.md)
5. Invoice Ninja, white label https://github.com/invoiceninja/invoiceninja.github.io/blob/v5-rework/docs/self-host/self-host-white-labeling.md (läst 2026-10-03)
6. Invoice Ninja, återkommande fakturor https://invoiceninja.github.io/en/recurring-invoices/ (läst 2026-10-03, källtexten i https://github.com/invoiceninja/invoiceninja.github.io/blob/v5-rework/docs/user-guide/recurring-invoices.md)
7. Invoice Ninja, påminnelser (Templates & Reminders) https://github.com/invoiceninja/invoiceninja.github.io/blob/v5-rework/docs/user-guide/advanced-settings.mdx (läst 2026-10-03)
8. Invoice Ninja, betalväxlar https://github.com/invoiceninja/invoiceninja.github.io/blob/v5-rework/docs/user-guide/gateways.mdx (läst 2026-10-03)
9. Invoice Ninja, produkter https://github.com/invoiceninja/invoiceninja.github.io/blob/v5-rework/docs/user-guide/products.md (läst 2026-10-03)
10. Skatteverket, momslagens regler om fakturering https://www.skatteverket.se/foretag/moms/saljavarorochtjanster/momslagensregleromfakturering.4.58d555751259e4d66168000403.html (läst 2026-10-03)
11. Skatteverket, bokföring: arkivera i minst 7 år https://www.skatteverket.se/foretag/drivaforetag/bokforingochbokslut/bokforingvadkraverlagen.4.18e1b10334ebe8bc80005195.html (läst 2026-10-03)