Take payment when the customer books

Vad du får ut av det här

Avbokningsvillkor som är skrivna innan kunden betalar, en rutin för återbetalning och ett besked om vilka regler som gäller när en privatperson betalar i förväg. Tekniken kommer sist, och den kan vara enkel.

Ett uteblivet besök kostar dig hela tiden. Betalning vid bokningen gör att det inte gör det, och du slipper jaga betalningar efteråt. Men förskott från privatpersoner har regler, och den viktigaste av dem överraskar de flesta: den som bokar på nätet kan ofta ångra sig inom 14 dagar.

Det här behöver du

• Ett betalsätt för företaget. Vad som finns och vad det kostar står i Betalningsgateways.
• En bokningssida, en webbutik eller åtminstone en bekräftelse per mejl där villkoren står.
• Besked om företaget är momsregistrerat. Se Starta eget: det här gäller innan du tar betalt.

Steg 1: Börja med de dyraste tiderna

Ta inte förskott på allt på en gång. Börja med de längsta eller dyraste tiderna, där ett uteblivet besök kostar mest: en färgning som tar tre timmar, en kurs med få platser, en hel dags städning. Se efter en månad om det minskade antalet uteblivna.

Steg 2: Skriv avbokningsvillkoren

Villkoren ska stå där kunden ser dem innan hen betalar, och i bekräftelsen efteråt. De ska svara på fyra frågor:

1. Till när kan kunden avboka utan kostnad?
2. Vad kostar en sen avbokning, eller ett besök som uteblir?
3. Hur och när kommer pengarna tillbaka?
4. Vad händer om du själv måste ställa in?

Konsumentverket skriver att ett företag får bestämma en avbokningsavgift i förväg, men att den ska stå i villkoren och vara skälig. För skönhetsbehandlingar skriver de att avgiften ska motsvara salongens kostnad för bokningen; avbokar kunden så sent att du inte hinner få in någon annan kan den bli lika hög som behandlingen. En avgift som är högre än det du faktiskt förlorar är svår att försvara.

Ställer du själv in ska kunden få tillbaka allt. Skriv det.

Steg 3: Räkna med ångerrätten

Bokar en privatperson och betalar på nätet, i en app eller genom ett system för bokning på distans är det ett distansavtal. Då gäller i regel det här:

• Kunden kan ångra bokningen inom 14 dagar. För en tjänst räknas tiden från dagen då bokningen gjordes.
• Ångrar kunden sig inom den tiden får du inte ta ut någon avbokningsavgift, och förskottet ska betalas tillbaka inom 14 dagar från att du fick beskedet.
• Ångerrätten gäller inte en tjänst som redan är helt utförd, om kunden uttryckligen gick med på att den började utföras och att ångerrätten därmed försvinner. Har kunden bett dig börja inom ångerfristen och ångrar sig mitt i, får du ta betalt för den del som är gjord.
• Undantag finns för bland annat evenemang, fritidsaktiviteter, servering och catering som ska ske på en bestämd dag. Säljer du biljetter till en kurs ett visst datum kan undantaget gälla; läs Konsumentverkets sidor innan du räknar med det.

Sedan den 19 juni 2026 ska den som säljer genom en webbplats eller app dessutom ha en tydligt märkt funktion där kunden kan ångra köpet, och kunden ska få ett mottagningsbevis direkt. Saknas funktionen kan ångerfristen bli längre. Kontrollera att ditt bokningssystem eller din webbutik har den, eller lägg till en.

I praktiken: bokar kunden en tid tre veckor fram kan hen ångra sig gratis de första 14 dagarna. Bokar hen till i övermorgon ligger besöket inne i ångerfristen. Be då om ett uttryckligt ja i bokningen till att tjänsten börjar utföras inom ångerfristen, och till att ångerrätten upphör när den är utförd. Utan det ja-svaret har du svårt att ta betalt om kunden ångrar sig efteråt; ångrar hen sig före besöket ska pengarna tillbaka oavsett.

Steg 4: Presentkort och klippkort

Presentkort och klippkort är också betalt i förväg, och har egna regler.

Giltighetstid. Du bestämmer hur länge kortet gäller. Men kunden ska få veta det när hen köper, och det är du som måste kunna visa att hen fick veta. Står ingen giltighetstid är utgångspunkten tio år. Skriv tiden på kortet och i kvittot.

Pengar tillbaka. Du behöver inte växla ut resten i kontanter om kunden handlar för mindre än kortets värde, men skriv vad som gäller.

Moms. Vet du redan när kortet säljs vilken tjänst det gäller och vilken moms den har, till exempel ett klippkort för tio av samma behandling, tar du ut momsen när du säljer kortet. Kan kortet användas till saker med olika momssatser tar du ut momsen när kunden använder det. Skatteverket kallar de två sorterna enfunktionsvoucher och flerfunktionsvoucher.

Om företaget går omkull. Konsumentverket skriver att presentkort oftast slutar gälla vid en konkurs, och att den som har betalat i förväg sällan får tillbaka pengarna. Det är ett skäl att inte sälja kort och förskott för mer än du kan leverera.

Steg 5: Välj verktyget

Tider: Cal.com. Cal.com har en app för Stripe, och prislistan anger betalning med Stripe och PayPal före bokningen i alla nivåer, även den kostnadsfria. Använd webbtjänsten; den självhostade versionen heter Cal.diy, och projektet skriver att den är avsedd för personligt bruk och inte för skarp drift. Kom igång med Cal.com.

Varor och beställningar: WooCommerce. Förskott på varor och beställningar sköts i en vanlig webbutik, se WooCommerce. Presentkort som kunden löser in i kassan kräver ett tillägg; Woos eget, Gift Cards, kostar 79 dollar per år och kan ge koderna ett slutdatum.

Utan system. Ta betalt i förväg med det betalsätt du redan har, till exempel Swish, och skriv villkoren i bekräftelsen. Systemet kan komma sedan. Reglerna i steg 3 gäller ändå om bokningen görs på distans.

Kontrollera innan du sätter igång

• Villkoren innan betalningen. Avbokning, avgift, återbetalning och vad som händer om du ställer in.
• Ångerrätt och ångerfunktion vid bokning på nätet, se steg 3.
• Giltighetstid på presentkort och klippkort, synlig vid köpet.
• Moms på förskott. Är du momsregistrerad redovisas momsen för den period då du fick betalt, inte när tjänsten utförs.
• Pris med moms till privatpersoner, totalpriset.

Reglerna här gäller försäljning till privatpersoner. Mellan företag gäller i stort sett det du kommer överens om.

Källor

1. Konsumentverket, Avbeställning av vara eller tjänst: avbokningsavgift får bestämmas i förväg, ska stå i villkoren och vara skälig. https://www.konsumentverket.se/konsumentratt/avbestallning/ (läst 2026-10-03)
2. Konsumentverket, Tips inför köp av skönhetsbehandling: 14 dagars ångerrätt vid bokning på distans, ingen avgift inom ångerfristen, avgiften ska motsvara salongens kostnad, villkoren ska vara rimliga. https://www.konsumentverket.se/varor-och-tjanster/tips-infor-kop-av-skonhetsbehandling (läst 2026-10-03)
3. Lag (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler, 2 kap. 10, 10 a, 11, 12, 14 och 15 §§: ångerrätt, ångerfunktion, undantag, ångerfristens början, återbetalning, ersättning för påbörjad tjänst. https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-200559-om-distansavtal-och-avtal-utanfor_sfs-2005-59/ (läst 2026-10-03)
4. Konsumentverket, Lagändring gör det enklare att ångra köp på nätet: ångerfunktionen från 19 juni 2026. https://www.konsumentverket.se/nyhet/lagandring-gor-det-enklare-att-angra-kop-pa-natet/ (läst 2026-10-03)
5. Konsumentverket, Presentkort och tillgodokvitto: giltighetstid, tio år om inget anges, bevisbörda, växel. https://www.konsumentverket.se/konsumentratt/presentkort-och-tillgodokvitto/ (läst 2026-10-03)
6. Konsumentverket, Företaget har gått i konkurs: presentkort och förskott. https://www.konsumentverket.se/konsumentratt/foretag-i-konkurs/ (läst 2026-10-03)
7. Skatteverket, Momssatser och undantag från moms: enfunktionsvoucher och flerfunktionsvoucher. https://www.skatteverket.se/foretag/moms/saljavarorochtjanster/momssatserochundantagfranmoms.4.58d555751259e4d66168000409.html (läst 2026-10-03)
8. Skatteverket, När ska jag deklarera moms: förskott. https://www.skatteverket.se/foretag/moms/deklareramoms/narskajagdeklareramoms.4.6d02084411db6e252fe80008988.html (läst 2026-10-03)
9. Cal.com, prislista: ”Accept Stripe & PayPal payments” i alla nivåer. https://cal.com/pricing (läst 2026-10-03)
10. Cal.diy, README: ”strictly recommended for personal, non-production use”. https://github.com/calcom/cal.diy (läst 2026-10-03)
11. WooCommerce, Gift Cards: utvecklat av Woo, 79 dollar per år, koder med slutdatum, inlösen i kassan. https://woocommerce.com/products/gift-cards/ (läst 2026-10-03)