Time tracking with Kimai

Vad du får ut av det här

En tidrapport som du fyller i från mobilen, direkt när jobbet är klart. Varje timme hamnar på rätt kund och rätt jobb. I slutet av månaden tar du ut en sammanställning per kund som PDF eller Excel-fil, och kunden kan se exakt vad tiden gick till.

Tid som skrivs ner i efterhand glöms bort. Glömd tid får du inte betalt för. Det är hela argumentet.

Kimai är gratis och har öppen källkod under licensen AGPL-3.0. Sidan är byggd för att fungera i mobilens webbläsare, så du behöver ingen app.

Innan du börjar: det här är den svåra delen

Kimai installeras med kommandon på servern. Dokumentationen säger rakt ut att installation via FTP inte stöds, och att egen drift är för den som är van vid servrar. Webbhotell fungerar om du har SSH, Git och Composer, men det stöds inte officiellt. Har du aldrig skrivit ett kommando på en server: be någon om hjälp med installationen. Själva tidrapporteringen klarar du sedan själv.

Kimai rekommenderar sin egen molnversion till den som inte är van vid servrar.

Det här behöver du

• PHP 8.2 eller senare med tilläggen mbstring, gd, intl, json, pdo, tokenizer, xml och zip, och en databas i MySQL eller MariaDB.
• SSH-åtkomst, Git och Composer på servern.
• En egen subdomän, till exempel tid.dittforetag.se. En undermapp fungerar inte.
• En lista över dina kunder och pågående jobb.

Installera

1. Logga in med SSH och gå till den mapp där subdomänen ska ligga.
2. Hämta koden: git clone -b 2.67.0 --depth 1 https://github.com/kimai/kimai.git och sedan cd kimai/. Versionsnumret ändras ofta; ta det som står i dokumentationen när du installerar.
3. Installera det programmet behöver: composer install --no-dev --optimize-autoloader.
4. Öppna filen .env och fyll i tre saker: DATABASE_URL (databasens användare, lösenord, namn och version), TRUSTED_HOSTS (din subdomän) och APP_SECRET (en lång slumpmässig sträng, gärna från din lösenordshanterare).
5. Kör installationen: bin/console kimai:install -n. Får du fel om PHP-versionen, skriv till exempel php8.3 framför kommandot.
6. Ge webbservern skrivrättighet till mappen var. På ett webbhotell görs det ofta i kontrollpanelen.
7. Peka subdomänen mot mappen public inne i kimai-mappen.
8. Skapa ditt konto. Den första användaren som registrerar sig på inloggningssidan blir administratör, så gör det direkt.

Vill du att Kimai ska kunna skicka mejl, till exempel när du glömt lösenordet, fyll i MAILER_URL och MAILER_FROM i .env. Uppgifterna får du från din e-postleverantör.

Lägg upp kunder och jobb

Kimai bygger på tre nivåer: kund, projekt och aktivitet. Den strukturen går inte att ändra, och hur du delar upp dina jobb är enligt dokumentationen dyrt att göra om senare. Varje tidrad hör till ett projekt och en aktivitet, och därmed till en kund. Fundera fem minuter innan du lägger in något.

En tumregel från dokumentationen: du kan bara ta ut rapporter på den nivå du registrerar. För en hantverkare kan det se ut så här. Kunden är kunden. Projektet är jobbet, till exempel ”Badrum Storgatan 4”. Aktiviteten är typen av arbete: arbete, framkörning, besiktning. Gör inte en aktivitet per arbetsmoment; aktiviteter är kategorier, inte uppgifter.

Lägg också upp ditt eget företag som kund. Där hamnar administration och sådant du inte fakturerar, och Kimai behöver det som avsändare om du gör fakturor i programmet.

Städar du hos flera kunder samma dag: lägg varje kund som en egen kund med ett eget projekt. Då ser du efter några veckor vilka hem som tar längre tid än du har räknat med.

Skriv in tiden

Öppna adressen i mobilens webbläsare och lägg den på hemskärmen, så hittar du den lika snabbt som en app. Det finns två sätt att jobba. Antingen startar du klockan när du börjar och stoppar den när du slutar. Eller så skriver du in tiden när dagen är slut: välj projekt och aktivitet och skriv längden, till exempel 2:30 eller 2.5.

Gör det varje dag i två veckor innan du bestämmer om det fungerar. Första veckan känns det som extra jobb. Andra veckan märker du att fakturan blir större.

Materialkostnader kan registreras med ett tillägg som kostar 99 euro om året. Utan det kan du skriva materialet i beskrivningen på dagens tidrad och spara kvittot i jobbets mapp.

Ta ut tiden som fil

Gå till Export under tidrapporteringen. Filtrera fram en kund och en period och välj format: PDF att skicka till kunden, XLSX för egna beräkningar, CSV för ett annat program. Kryssa i att posterna ska markeras som exporterade, så låses de och kommer inte med två gånger.

Fakturerar du timmar: för över tiden till fakturan varje vecka, inte i slutet av månaden. Kimai kan göra fakturor själv, men sköter du offerter och fakturor i ett annat program, se /guider/offerter-och-fakturor-med-invoiceshelf.

Vanliga problem

composer saknas eller är för gammal. Webbhotellet har inte Composer installerat. Dokumentationen visar hur det installeras för några stora webbhotell; annars är en egen server enklare.

Fel tid på tidraderna. Kontrollera tidszonen i dina användarinställningar. Den ställs in första gången du loggar in.

Säkerhetskopiera

Tidrapporterna är underlag för dina fakturor. Ta en kopia av databasen regelbundet och lägg den utanför servern, och prova någon gång att läsa tillbaka den. Se /guider/backup-av-en-docker-installation om du kör Kimai i Docker.

Källor

1. Kimai, installation, krav och varning om egen drift https://www.kimai.org/documentation/installation.html (läst 2026-10-03)
2. Kimai, webbhotell (shared hosting) https://www.kimai.org/documentation/shared-hosting.html (läst 2026-10-03)
3. Kimai, första inställningarna och datastrukturen kund, projekt, aktivitet https://www.kimai.org/documentation/initial-setup.html (läst 2026-10-03)
4. Kimai, mejl https://www.kimai.org/documentation/emails.html (läst 2026-10-03)
5. Kimai, export till PDF, XLSX, CSV och HTML https://www.kimai.org/documentation/export.html (läst 2026-10-03)
6. Kimai, tidrapport och inmatning av tid https://www.kimai.org/documentation/timesheet.html (läst 2026-10-03)
7. Kimai, fakturor https://www.kimai.org/documentation/invoices.html (läst 2026-10-03)
8. Kimai, funktioner och mobilanpassning https://www.kimai.org/en/features.html (läst 2026-10-03)
9. Kimai, tillägget för utgifter (99 euro per år) https://www.kimai.org/store/expenses-bundle.html (läst 2026-10-03)
10. Kimai, källkod och licens AGPL-3.0, version 2.67.0 https://github.com/kimai/kimai (läst 2026-10-03)