Thunderbird

Varför ett e-postprogram, när webbmejlen redan fungerar

Ett företag får snabbt tre eller fyra adresser. Företagets egen adress, kanske en på den domän du köpt, och så allas privata som ändå används ibland. Att hålla reda på dem i varsin webbläsarflik fungerar tills någon missar ett kundmejl för att fliken låg minimerad i tre dagar.

Thunderbird samlar alla adresserna i ett fönster. Du ser allt som kommit i en gemensam inkorg, du svarar från rätt avsändare utan att byta konto, och du har kvar breven på datorn även när nätet ligger nere. Kalender och kontakter ligger i samma program.

Det finns en mindre uppenbar vinst också: om företaget byter e-postleverantör eller stänger ett Gmail-konto ligger korrespondensen kvar hos dig, inte bara hos Google.

Det här behöver du

• En dator med Windows eller Linux. Programmet finns också för macOS.
• E-postadressen och lösenordet till det konto du ska koppla in.
• Tjugo minuter för första kontot, fem för varje därefter.

Har du tvåstegsverifiering på kontot, vilket du bör ha, kan du behöva ett appspecifikt lösenord hos vissa leverantörer. Mer om det längre ner.

Windows

1. Gå till thunderbird.net. Sidan känner av att du sitter på Windows och erbjuder rätt fil.
2. Kör installationsfilen och klicka igenom. Standardvalen duger.
3. Vid frågan om Thunderbird ska vara standardprogram för e-post: svara ja om du vill att en klickad e-postlänk på en webbsida ska öppnas här.
4. Starta programmet. Det första du möter är rutan för att lägga till ett konto.

Thunderbird uppdaterar sig självt i bakgrunden och säger till när en omstart behövs. Låt den göra det. Ett e-postprogram är ett av de program som oftast möter något illasinnat, och gamla versioner är inte platsen att spara tid på.

Linux Mint

På Linux Mint är Thunderbird förinstallerat. Behöver du ändå installera det:

sudo apt install thunderbird

Det du får är ett riktigt deb-paket som Linux Mint bygger själva, just nu version 153.2.0esr i Mint 22.3. ESR står för extended support release, alltså den utgåva som får säkerhetsrättelser under lång tid utan att funktioner byts ut under fötterna på dig. För ett program som ska bara fungera är det rätt val.

På Ubuntu är det inte samma sak. Skriver du samma kommando där får du ett litet mellanpaket som installerar snap-versionen i stället. Programmet fungerar, men det startar långsammare och kommer inte alltid åt mappar utanför hemmappen, vilket märks när du ska bifoga en fil. Det är en av de konkreta skillnaderna mellan Mint och Ubuntu, och Mint har gjort ett medvetet val här.

Vill du ha Flatpak-versionen i stället, till exempel för att du redan kör allt annat så:

flatpak install flathub org.mozilla.Thunderbird

Det installerar det vanliga utgåvospåret, inte ESR. Vill du ha ESR-spåret på Flatpak heter paketet numera org.mozilla.thunderbird_esr. Blanda inte flera installationssätt: kör en av dem, inte flera, annars får du program som pekar på varsin uppsättning brev.

Koppla in första kontot

Fyll i namn, e-postadress och lösenord. Klicka vidare, och låt Thunderbird leta upp inställningarna själv. För Gmail, Outlook, Hotmail, iCloud och de flesta svenska leverantörer hittar den rätt på några sekunder.

Då kommer den fråga som avgör mest, och den är lätt att klicka förbi:

IMAP eller POP3.

IMAP håller datorn och servern synkade. Läser du ett brev i Thunderbird är det läst i telefonen också. Raderar du det på datorn är det raderat överallt. Breven bor kvar på servern.

POP3 hämtar hem breven till datorn. Thunderbird kryssar i standardläget i att breven ska lämnas kvar på servern i fjorton dagar, men ställer du om det till att radera direkt, eller låter tiden gå ut, är breven borta från webbmejlen och finns bara på den dator som hämtade dem.

Välj IMAP. Det är rätt svar i nästan varje läge, och särskilt när fler i företaget ska komma åt samma adress. POP3 finns kvar för gamla specialfall och för den som medvetet vill flytta hem allt från en server som ska stängas.

För Gmail och Microsoft-konton öppnas ett inloggningsfönster från leverantören i stället för att lösenordet skrivs i Thunderbird. Det är OAuth, och det är så det ska se ut. Godkänn behörigheterna, så är du klar.

Hos leverantörer som inte har OAuth, och som du har tvåstegsverifiering hos, behöver du ett appspecifikt lösenord. Det skapar du inne på leverantörens säkerhetsinställningar och klistrar in i Thunderbird i stället för ditt vanliga. Ditt vanliga lösenord fungerar helt enkelt inte där, och felmeddelandet brukar inte förklara varför.

Flera konton, och att svara från rätt adress

Lägg till nästa konto via Kontoinställningar, Kontoåtgärder, Lägg till e-postkonto. Samma procedur.

När du har två eller fler blir en sak viktig: kontrollera avsändaren innan du trycker skicka. Thunderbird väljer det konto som mejlet kom till, vilket oftast stämmer, men inte alltid när du skriver ett nytt brev. Ett offertsvar som går från någons privata adress ser slarvigt ut. Avsändaren står i en rullgardin högst upp i skrivfönstret.

Menyraden är dold som standard. Klicka på appmenyknappen (de tre strecken uppe till höger) och gå till Mappar, Enhetliga mappar, eller tryck Alt för att tillfälligt visa den klassiska menyraden med Visa. Då ser du en inkorg med allt i, och kan fortfarande fälla ut den för att se vilket konto varje brev hör till.

Fyra saker att göra direkt

1. Skriv en signatur. Namn, roll, företagets namn, telefon. Inget citat, ingen slogan. Den läggs in under Kontoinställningar för varje konto, och den ska se likadan ut för alla i företaget så att mejlen hänger ihop.
2. Gör en mapp per kund eller projekt. Högerklicka på kontot, Ny mapp. Dra in de brev som hör dit. En inkorg med fyrahundra brev är inte ett arkiv, det är en hög.
3. Sätt upp ett filter. Öppna appmenyknappen (de tre strecken uppe till höger) och gå till Meddelandefilter, eller tryck Alt för att visa den klassiska menyraden med Verktyg. Låt allt från företagets egen adress hamna i en egen mapp direkt, så drunknar inte de viktiga utskicken bland nyhetsbrev.
4. Lägg in kalendern. Kalendern finns inbyggd. Skapa en lokal kalender för företagets möten och deadlines, eller koppla in en befintlig via en CalDAV-adress om du har en sådan. En Google-kalender kopplas in inbyggt via CalDAV, du loggar in med Google-kontot och godkänner behörigheterna. Något extra tillägg behövs inte.

Att dela en adress i företaget

Har du en gemensam adress, till exempel info på din domän, kan flera personer koppla in den i sina egna Thunderbird med IMAP. Alla ser samma brev, och läser någon ett brev syns det som läst för de andra.

Det fungerar tekniskt. Det som går fel är arbetssättet: två personer svarar samma kund samma kväll, med olika besked. Bestäm en enkel regel i företaget innan det händer, till exempel att den som svarar flyttar brevet till en mapp som heter Besvarat. Det är lågteknologiskt och det håller.

Lösenordet till den gemensamma adressen hör hemma i företagets lösenordshanterare, inte i en gruppchatt. Guiden om Bitwarden här på sajten går igenom det.

Om något strular

Thunderbird hittar inte inställningarna automatiskt. Fyll i dem för hand. Du behöver serveradress, port och krypteringsmetod för både inkommande och utgående post, och de siffrorna står i din leverantörs hjälpsidor. Vanligast är IMAP på port 993 med SSL, och SMTP på port 465 med SSL eller 587 med STARTTLS. Gissa inte; leta upp leverantörens egen uppgift.

Du kan ta emot men inte skicka. Då är det den utgående servern, SMTP, som inte är rätt inställd. Kontrollera den separat under Kontoinställningar, Utgående server. Många leverantörer kräver att du loggar in även för att skicka.

Lösenordet avvisas fast det är rätt. Tvåstegsverifiering är på och du behöver ett appspecifikt lösenord. Se stycket ovan.

Programmet blir långsamt efter ett halvår. Högerklicka på en mapp, Egenskaper, Komprimera. Raderade brev ligger kvar som utrymme i mappfilen tills det görs.

Bilder visas inte i breven. Det är avsiktligt. Thunderbird blockerar fjärrinnehåll, eftersom en inbäddad bild kan avslöja att du öppnat brevet. Klicka på listen högst upp i brevet för att visa dem när avsändaren är någon du känner.

Ett brev har försvunnit. Kolla skräpkorgen och sökfunktionen innan du antar det värsta. Thunderbird har ett eget skräpfilter som lär sig av vad du markerar, och i början markerar det ibland fel.

Licensen

Thunderbird ligger under MPL-2.0 och drivs av MZLA Technologies Corporation, ett dotterbolag till Mozilla Foundation. Det finansieras av donationer, inte av annonser, vilket är ovanligt för ett program som läser din e-post. Du får använda det i företaget, installera det på alla företagets datorer och fortsätta använda det efteråt.

Det finns också en app för Android. Den kopplar du in på samma sätt, med samma IMAP-inställningar.

Behöver du hjälp att få ordning på företagets e-post och domän? Hör av dig.